Зміна місця дислокації офісу - це завжди хвилююча і клопітка подія для будь-якої компанії. Перед тим, як повноцінно замовити перевезення офісу, необхідно упаковувати речі, скоординувати логістику, облаштувати сам новий простір. А все це може істотно порушити звичний робочий ритм і знизити продуктивність співробітників.
Однак грамотне планування і підготовка дають змогу мінімізувати простої в роботі та забезпечити плавний перехід на нове місце. Статистика показує, що в середньому переїзд офісу займає від 3 до 8 місяців, залежно від розміру компанії та складності проєкту.
Як організувати роботу офісу під час його переїзду?
- Складіть детальний календарний графік переїзду, призначте відповідальних за кожен етап, сформуйте бюджет. Це дасть змогу структурувати процес і дасть співробітникам чітке розуміння послідовності дій.
- Регулярно оновлюйте колег про хід підготовки до переїзду, роз'яснюйте, що від них вимагається на кожному етапі. Відкрита комунікація знижує рівень стресу і невизначеності, допомагає підтримувати фокус на робочих завданнях.
- Якщо переїзд відбувається поетапно, розгляньте можливість тимчасового розміщення частини команди в коворкінгах, готелях або віддалено. Це допоможе не переривати ключові бізнес-процеси.
- Залучіть професійних підрядників для пакування, навантаження, транспортування речей і обладнання. Звільніть співробітників від рутинної роботи, щоб вони могли концентруватися на своїх основних обов'язках.
- Заздалегідь протестуйте інфраструктуру (електрика, інтернет, зв'язок) на новому місці. Підготуйте запасний план на випадок форс-мажорів. Уникайте одночасного вимкнення всіх систем під час перенесення.
- Переїзд - хороший привід зміцнити корпоративну культуру. Влаштуйте неформальні зустрічі, об'єднайте співробітників спільною метою облаштування нового офісу. Спільна творчість і взаємодопомога підвищать загальний настрій.
Де знайти помічників для організації офісного переїзду?
На ринку є безліч фірм, що спеціалізуються на організації переїздів для бізнесу. Вони надають повний комплекс послуг: від пакування та маркування майна до його транспортування, розпакування та розстановки на новому місці. Такі компанії мають у своєму розпорядженні навчений персонал, спеціальне обладнання і транспорт. Для пошуку можна використовувати рекомендації партнерів, галузеві каталоги, рейтинги та відгуки клієнтів.
Для наведення чистоти в старому і новому офісах має сенс найняти професійних прибиральників. Клінінгові компанії виконають комплексне прибирання приміщень, забезпечать вивезення сміття, за необхідності проведуть дезінфекцію. Пошук таких служб можливий через інтернет-агрегатори, спеціалізовані сайти та директорії.
Якщо Ви плануєте самостійно організувати навантаження і транспортування речей, будуть потрібні послуги вантажного таксі. У великих містах працюють диспетчерські сервіси, через які можна оформити замовлення онлайн або телефоном. Також є агрегатори, що дають змогу порівняти ціни у різних перевізників і вибрати оптимальний варіант.
Для виконання різних підсобних робіт, пакування і навантаження коробок, розбирання-збирання меблів є сенс залучити різноробочих і вантажників. Пошук таких фахівців доступний через онлайн-платформи, кадрові агентства, дошки оголошень. Вибирайте перевірених виконавців із досвідом і позитивними відгуками.
